コラム

 公開日: 2014-05-23  最終更新日: 2014-07-04

時間の無駄を無くすには

雷が電気であることを発見したことでも有名なアメリカ建国の偉人ベンジャミン・フランクリンは次のように言っています。「あなたは人生を愛しているか。もしそうなら、時間を浪費してはならない。なぜなら、人生は時間によってできているからである」
ほとんどの人は時間を無駄に使っています。また、イタリアの数学者アルフレッド・パレートは「20%の行動が80%の結果を生み出している」と指摘しています。20%の事柄が80%の時間を無駄にしているということです。そこで、時間の無駄を無くす方法を考えてみましょう。
①小さな待ち時間を利用する~食事が来る前の時間、会議の前の時間、顧客が来る前の時間、移動時間を利用してできることを準備しておく。私は、自己啓発の本を読んだり、レターを書いたり、短い時間でできる項目を処理したりしています。
②机の上部屋を整理する~要らない書類を毎日どんどん捨てる作業を繰り返すと仕事の能率があがります。工具をいつも同じところに置くようにすると、生産性もあがりモチベーションもあがります。時間も5%以上節約できます。すべての物に場所を、すべての物をその場所に。理想は所有物を無くしてしまうことです。
③今日できることを今日終える~人間は、やり残した仕事が多いとストレスを感じて疲れます。しなければならないことをしなければならないときにしておけば、したいことをしたいときにできます。
④繰り返し発生する問題は改善のチャンス~80%の問題に使う時間は、20%の問題によって生じています。同じ問題が何度も発生するということです。消防士の仕事は火を消すことだと思っている方が多いですが、優れた消防署では、火を消す作業は全体の時間の2%しか占めていません。残りの98%の時間は、教育研修予防に費やしています。
⑤明確に指示する~「あなたが私のことを愛していたら、私がほしいものが分かるでしょう」では、期待に応えられません。望む期待を明確に指示することです。

⑥打合せには目的が必要~打合せには目的を予め伝えておくことが必要です。
⑦活動をまとめる~スケジュール表を持っていれば同じ方向に仕事が重なっていることがわかります。同じ方向の仕事は一度にまとめしょう。
⑧完璧をめざさない。改善をめざす~完璧を目指していればいつまでたっても実行できないでしょう。大事なことは行って改善していくことです。
⑨計画は途中でやめない~未完成の仕事は人生の無駄です。初めからやらないほうが良かったことになります。計画は決めたらやり遂げるのです。私は小冊子を作るときは、先に配布日を決めてから自分を追い込んで作る様にしています。


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